Warum brauchen Unternehmen Regeln für die Aktenvernichtung?

In Deutsch­land ist es geset­zlich vorgeschrieben, dass Akten, die sen­si­ble Dat­en von Kun­den und Arbeit­nehmern enthal­ten, nach ein­er gewis­sen Zeit ver­nichtet wer­den müssen. Doch wie behält man bei all den Unter­la­gen die Kon­trolle? Unternehmen soll­ten sich gut darüber informieren, wie lange sie Akten auf­be­wahren dür­fen, bevor diese fach­män­nisch entsorgt wer­den. Am besten bewährt sich das Auf­stellen von Regeln für die Akten­ver­nich­tung nach Vorschrift.

Was muss bei der fachgerecht­en Akten­ver­nich­tung beachtet werden?

In Deutsch­land regelt die DSG­VO den Umgang mit per­so­n­en­be­zo­ge­nen Dat­en. Viele Betriebe sind dahinge­hend aber noch unsich­er. Allem voran ste­ht die Frage, wo alte Akten auf­be­wahrt wer­den sollen und wann der richtige Zeit­punkt ist, um sie zu entsor­gen. Wird diese Regelung ignori­ert, dro­hen empfind­liche Geldstrafen.

Jedes Unternehmen muss nach­weisen, dass die Akten ord­nungs­gemäß entsorgt wur­den. Dafür wird ein Zer­ti­fikat eines Entsorgungsfachbetriebs benötigt, wobei zu beacht­en ist, dass auch der Betrieb, welch­er die Ver­nich­tung vorn­immt, ein gültiges Zer­ti­fikat besitzen muss. Um die fachgerechte Ver­nich­tung von Akten küm­mern sich Unternehmen wie https://​www​.paper​shred​.de/​s​t​a​n​d​o​r​t​e​/​a​k​t​e​n​v​e​r​n​i​c​h​t​u​n​g​-​d​a​r​m​s​tadt/.

Akten­ver­nich­tung nach DIN 66399

Die Indus­trienorm DIN 66399 regelt die daten­schutzgerechte Ver­nich­tung schutzwürdi­ger Unter­la­gen”. Darin wer­den die Schutzk­lassen und Sicherheitsstufen definiert. Diese leg­en fest, wie grob oder fein eine Zerkleinerung von Papieren wie Akten erfol­gen muss. Die Sicher­heitsstufen sind dabei in sieben Abschnitte unterteilt:

  • Ver­nich­tung intern­er Dat­en: Stufen 1 bis 3
  • Ver­nich­tung per­so­n­en­be­zo­gen­er und ver­traulich­er Dat­en: Stufen 3 bis 5
  • Entsorgung geheimer Dat­en: Stufen 4 bis 7

In den jew­eili­gen Stufen wird konkret geregelt, wie groß die Papier­schnipsel nach dem Schred­der-Vor­gang noch sein dür­fen. Die Größen reichen von Dau­men­dick bei Stufe 1 bis Staub bei Stufe 7. In den meis­ten Unternehmen genü­gen die Stufen 1 bis 4, um den Daten­schutz zu gewährleisten.

Welche Auf­be­wahrungs­fris­ten gel­ten für Akten?

Während laut dem Han­dels­ge­set­zbuch in Wirtschaft und Han­del Jahresab­schlüsse und Rech­nun­gen max­i­mal 10 Jahre lang auf­be­wahrt wer­den dür­fen, müssen Bau­pläne dem Endarchiv zuge­führt, also dauer­haft auf­be­wahrt wer­den. Han­dels­briefe und Geschäft­sko­r­re­spon­den­zen darf man höch­stens 6 Jahre auf­be­wahren, Aufze­ich­nun­gen beim Min­dest­lohn nur 2 Jahre.

Bei der erlaubten Auf­be­wahrungs­frist ist also die Art der Akten entschei­dend. Ein Unternehmen hat die Auf­gabe, alle Akten zu analysieren und ein gutes Ord­nungssys­tem einzuhal­ten. So passiert es auch nicht, dass Akten fälschlicher­weise zu lange auf­be­wahrt werden.

Die richtige Strate­gie bei der Ver­nich­tung von Akten

Es genügt lei­der nicht, den Büroangestell­ten das Ver­nicht­en sen­si­bler Dat­en aufzu­tra­gen. Han­del­sübliche Büro-Schred­der kön­nen zwar in Einzelfällen gute Dien­ste leis­ten, sind aber nicht zur Entsorgung großer Akten­men­gen geeignet. Stattdessen kann es sin­nvoll sein, ein pro­fes­sionelles Akten­ver­nich­tung­sun­ternehmen zu beauf­tra­gen. Diese besitzen geeignete Anla­gen und ver­fü­gen über das nötige Wissen.

Warum brauchen Unternehmen Regeln für die Aktenvernichtung

Ver­nich­tung elek­tro­n­is­ch­er Daten

Bei der Ver­nich­tung elek­tro­n­is­ch­er Datenbestände kom­men noch weit­ere Schwierigkeit­en hinzu. Fälschlicher­weise wird oft angenom­men, dass es aus­re­icht, auf den Löschen-But­ton” im Menü zu klick­en. Das ist allerd­ings nicht richtig, denn dadurch wer­den lediglich gespe­icherte Hin­weise ent­fer­nt, mit denen ein Com­put­er auf bes­timmte Dat­en zugreifen kann.

Um die Dat­en selb­st dauer­haft von Fest­plat­ten, CDs und DVDs zu ent­fer­nen, kommt meist nur die physis­che Ver­nich­tung dieser infrage. Spezial­isierte Unternehmen bieten dafür in der Regel die richti­gen Maschi­nen und set­zen Ver­fahren ein, mit denen auch Fest­plat­ten zu Pul­ver zer­mahlen werden.

Was bieten Dien­stleis­ter bei der Ver­nich­tung von Akten?

Dien­stleis­ter gehen so diskret mit den zu ver­nich­t­en­den Dat­en um, dass nicht ein­mal die Mitar­beit­er selb­st erfahren dür­fen, was sich in den ver­schlosse­nen Con­tain­ern befind­et, mit denen sie das Archivgut abholen. Im Akten­ver­nich­tung­sun­ternehmen wer­den die Akten so zerklein­ert, dass daraus ein Papier­gran­u­lat entste­ht. Dieses kann in großen Ballen gepresst in Betriebe der papierver­ar­bei­t­en­den Indus­trie weit­ergeleit­et wer­den, welche sich dann um die Her­stel­lung von Haushaltspa­pi­er oder Ähn­lichem küm­mern. Die pro­fes­sionelle Akten­ver­nich­tung ist also in der Regel auch umweltscho­nend.

Faz­it

Unternehmen jed­er Art benöti­gen eine geregelte Strate­gie zur Akten­ver­nich­tung. Andern­falls kön­nen hohe Geld­strafen dro­hen. Empfind­liche Dat­en dür­fen in keinem Fall nach draußen gelan­gen. Deswe­gen müssen Akten in Papi­er- und elek­tro­n­is­ch­er Form gle­ich­sam fachgerecht zer­stört wer­den. Je nach fest­gelegter Sicher­heitsstufe erfol­gt die Ver­nich­tung zu Papier­gran­u­lat oder Pulver.

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