In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Akten, die sensible Daten von Kunden und Arbeitnehmern enthalten, nach einer gewissen Zeit vernichtet werden müssen. Doch wie behält man bei all den Unterlagen die Kontrolle? Unternehmen sollten sich gut darüber informieren, wie lange sie Akten aufbewahren dürfen, bevor diese fachmännisch entsorgt werden. Am besten bewährt sich das Aufstellen von Regeln für die Aktenvernichtung nach Vorschrift.
Was muss bei der fachgerechten Aktenvernichtung beachtet werden?
In Deutschland regelt die DSGVO den Umgang mit personenbezogenen Daten. Viele Betriebe sind dahingehend aber noch unsicher. Allem voran steht die Frage, wo alte Akten aufbewahrt werden sollen und wann der richtige Zeitpunkt ist, um sie zu entsorgen. Wird diese Regelung ignoriert, drohen empfindliche Geldstrafen.
Jedes Unternehmen muss nachweisen, dass die Akten ordnungsgemäß entsorgt wurden. Dafür wird ein Zertifikat eines Entsorgungsfachbetriebs benötigt, wobei zu beachten ist, dass auch der Betrieb, welcher die Vernichtung vornimmt, ein gültiges Zertifikat besitzen muss. Um die fachgerechte Vernichtung von Akten kümmern sich Unternehmen wie https://www.papershred.de/standorte/aktenvernichtung-darmstadt/.
Aktenvernichtung nach DIN 66399
Die Industrienorm DIN 66399 regelt die “datenschutzgerechte Vernichtung schutzwürdiger Unterlagen”. Darin werden die Schutzklassen und Sicherheitsstufen definiert. Diese legen fest, wie grob oder fein eine Zerkleinerung von Papieren wie Akten erfolgen muss. Die Sicherheitsstufen sind dabei in sieben Abschnitte unterteilt:
- Vernichtung interner Daten: Stufen 1 bis 3
- Vernichtung personenbezogener und vertraulicher Daten: Stufen 3 bis 5
- Entsorgung geheimer Daten: Stufen 4 bis 7
In den jeweiligen Stufen wird konkret geregelt, wie groß die Papierschnipsel nach dem Schredder-Vorgang noch sein dürfen. Die Größen reichen von Daumendick bei Stufe 1 bis Staub bei Stufe 7. In den meisten Unternehmen genügen die Stufen 1 bis 4, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Akten?
Während laut dem Handelsgesetzbuch in Wirtschaft und Handel Jahresabschlüsse und Rechnungen maximal 10 Jahre lang aufbewahrt werden dürfen, müssen Baupläne dem Endarchiv zugeführt, also dauerhaft aufbewahrt werden. Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenzen darf man höchstens 6 Jahre aufbewahren, Aufzeichnungen beim Mindestlohn nur 2 Jahre.
Bei der erlaubten Aufbewahrungsfrist ist also die Art der Akten entscheidend. Ein Unternehmen hat die Aufgabe, alle Akten zu analysieren und ein gutes Ordnungssystem einzuhalten. So passiert es auch nicht, dass Akten fälschlicherweise zu lange aufbewahrt werden.
Die richtige Strategie bei der Vernichtung von Akten
Es genügt leider nicht, den Büroangestellten das Vernichten sensibler Daten aufzutragen. Handelsübliche Büro-Schredder können zwar in Einzelfällen gute Dienste leisten, sind aber nicht zur Entsorgung großer Aktenmengen geeignet. Stattdessen kann es sinnvoll sein, ein professionelles Aktenvernichtungsunternehmen zu beauftragen. Diese besitzen geeignete Anlagen und verfügen über das nötige Wissen.
Vernichtung elektronischer Daten
Bei der Vernichtung elektronischer Datenbestände kommen noch weitere Schwierigkeiten hinzu. Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass es ausreicht, auf den “Löschen-Button” im Menü zu klicken. Das ist allerdings nicht richtig, denn dadurch werden lediglich gespeicherte Hinweise entfernt, mit denen ein Computer auf bestimmte Daten zugreifen kann.
Um die Daten selbst dauerhaft von Festplatten, CDs und DVDs zu entfernen, kommt meist nur die physische Vernichtung dieser infrage. Spezialisierte Unternehmen bieten dafür in der Regel die richtigen Maschinen und setzen Verfahren ein, mit denen auch Festplatten zu Pulver zermahlen werden.
Was bieten Dienstleister bei der Vernichtung von Akten?
Dienstleister gehen so diskret mit den zu vernichtenden Daten um, dass nicht einmal die Mitarbeiter selbst erfahren dürfen, was sich in den verschlossenen Containern befindet, mit denen sie das Archivgut abholen. Im Aktenvernichtungsunternehmen werden die Akten so zerkleinert, dass daraus ein Papiergranulat entsteht. Dieses kann in großen Ballen gepresst in Betriebe der papierverarbeitenden Industrie weitergeleitet werden, welche sich dann um die Herstellung von Haushaltspapier oder Ähnlichem kümmern. Die professionelle Aktenvernichtung ist also in der Regel auch umweltschonend.
Fazit
Unternehmen jeder Art benötigen eine geregelte Strategie zur Aktenvernichtung. Andernfalls können hohe Geldstrafen drohen. Empfindliche Daten dürfen in keinem Fall nach draußen gelangen. Deswegen müssen Akten in Papier- und elektronischer Form gleichsam fachgerecht zerstört werden. Je nach festgelegter Sicherheitsstufe erfolgt die Vernichtung zu Papiergranulat oder Pulver.
