Du planst eine besondere Veranstaltung, z. B. ein Jubiläum oder das alljährliche Sommerfest mit der gesamten Belegschaft? Egal, ob einmaliges oder wiederkehrendes Event, ein paar Dinge sollten definitiv auf keiner betrieblichen Veranstaltung fehlen. Welche das sind, erfährst du hier.
– Planung und Organisation auf mehrere Schultern verteilen
Ein Firmenevent für die eigenen Mitarbeiter lässt sich kaum im Alleingang stemmen. Es gibt einfach zu viele Dinge, die gleichzeitig bedacht und organisiert werden müssen. Am besten ist es, ein kleines Team von Freiwilligen zusammenzutrommeln, die sich die Aufgaben untereinander aufteilen. So kann sich eine Person beispielsweise um die Location kümmern, während jemand anderes das Programm ausarbeitet und wieder jemand anderes hält den Zeitplan im Blick und holt sich regelmäßig Feedback über den Stand der Dinge ein.
– Plan B in der Hinterhand haben
Bei jedem Event kann natürlich etwas schiefgehen und nicht alles lässt sich zweifelsfrei im Vorhinein planen. So kann es sein, dass ein geplanter Redner kurzfristig absagt oder krankheitsbedingt ausfällt oder – der Klassiker – das Wetter kippt plötzlich und die Outdoor-Veranstaltung droht ins Wasser zu fallen. Damit kurzfristig nicht das gesamte Event ins Wanken gerät und kurzerhand abgesagt werden muss, lohnt es sich, bestmöglich auf die gängigen Unwägbarkeiten vorbereitet zu sein, bspw. durch ein alternatives Programm, Unterstellmöglichkeiten bei Regen oder kurzfristiger Umzug nach drinnen.
– Terminliche Kollisionen mit anderen Events vermeiden
Nichts drückt die Stimmung so sehr wie eine halb leere Veranstaltung, weil parallel ein anderes großes Ereignis stattfindet, das man bei der Planung einfach nicht auf dem Schirm hatte. Es gilt daher, frühzeitig zu prüfen, welche Termine im Unternehmen oder in der näheren Umgebung der Location stattfinden. Das können regionale Feste sein oder auch größere Festivals. Ebenso können Messen oder der Beginn der Ferienzeit dazwischenfunken
Sobald ein Termin gefunden ist, ist es empfehlenswert, diesen auch zeitnah zu kommunizieren, damit sich so viele Mitarbeiter wie möglich den Tag freihalten können. Gleichzeitig ist es hilfreich, externe Dienstleister oder Caterer zu gewinnen, wenn der Termin lange genug im Vorfeld bekannt ist.
– Rechtzeitig eine geeignete Location finden
Firmenevents finden nicht selten auch in den firmeneigenen Gebäuden statt. Unter Umständen kann es aber auch sinnvoll sein, die Veranstaltung in eigens dafür angemietete Räumlichkeiten zu verlegen, etwa wenn spezielle Teambuildingmaßnahmen oder ein besonderes Programm damit verbunden sind. Häufig können zu betrieblichen Feiern auch die nächsten Angehörigen, wie Ehepartner oder Kinder, hinzukommen. Wird die Gästeanzahl zu groß für die eigenen Räume, sollte örtlich ebenfalls ausgewichen werden.
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Damit die Suche erfolgreich ist, sollten auch hier so schnell wie möglich geeignete Locations angefragt werden. Neben der reinen Verfügbarkeit sollte die Location natürlich auch für alle Mitarbeiter gut zu erreichen sein. Dies betrifft die Möglichkeit, vor Ort parken zu können, mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen sowie den barrierefreien Zugang.
– Für Snacks und Getränke sorgen
Keine Feier ohne Snacks und Getränke! Das gilt im Privaten wie auch im Beruflichen. Viele Betriebe schmeißen einfach den Grill an oder engagieren einen Caterer, der die benötigten Mengen besser einschätzen kann. Bei entsprechend kleiner Belegschaft kann natürlich auch jeder Mitarbeiter mit einbezogen werden, sodass jeder eine Kleinigkeit beisteuert. Das hält zudem Aufwand und Kosten gering.
Die Auswahl sollte idealerweise die Geschmäcker der Belegschaft sowie eventuelle Lebensmittelunverträglichkeiten und alkoholfreie Getränke berücksichtigen.
– Programm erarbeiten
Die nötige Struktur sollte dem Event ebenfalls gegeben werden, damit die Mitarbeiter wissen, was sie in etwa erwartet. Zum Programm können Gewinnspiele, Reden, musikalische Beiträge & Co. gehören. Kleine Überraschungen runden das Event perfekt ab! Zwischen den Programmpunkten sollte aber genügend Zeit für allgemeinen Austausch sein.
Überlege, welche Aktivitäten zur Belegschaft passen. Manche Teams haben Spaß an Spielen oder kleinen Wettbewerben, andere bevorzugen Gespräche und Musik im Hintergrund. Ein kurzer offizieller Teil mit Begrüßung oder Rückblick kann dazugehören, doch er sollte straff gehalten werden.
– Stimmungsvolle Dekoration
Besonders wenn in den eigenen Geschäftsräumen gefeiert wird, kann mit der richtigen Dekoration die nötige Stimmung erzeugt werden. Vermeide überladene Deko und setze lieber auf „weniger ist mehr“. Am besten passt die Dekoration zum Anlass des Events. Ein paar Girlanden, bedruckte Luftballons mit dem Firmennamen sowie ein paar auffällige Akzente runden die Veranstaltung gekonnt ab.
– Willkommensgeschenke vorbereiten
Kleine Aufmerksamkeiten schaffen sofort eine positive Stimmung. Mitarbeitende merken, dass sich jemand Gedanken gemacht hat, wenn es zu Beginn ein kleines Begrüßungsgeschenk gibt. Idealerweise ist dies mit einem Dank für die geleisteten Dienste verbunden, denn immerhin fußt der unternehmerische Erfolg auf der gesamten Belegschaft, nicht allein auf der Führungsriege. Bei Präsenten muss es nicht um kostspielige Dinge gehen, die Geste ist oft ausreichend.
Beliebt sind beispielsweise personalisierte Gegenstände, die sich im Alltag verwenden lassen, etwa typische Werbeartikel, wie z. B. Feuerzeuge, Powerbanks oder andere nützliche Utensilien, die im (Büro-)Alltag Verwendung finden. Entsprechende Auswahl findest du online auf Loopper.de.
Achte darauf, die Geschenke rechtzeitig zu bestellen. Kurz vor dem Termin unter Zeitdruck nach Alternativen zu suchen, sorgt für unnötige Hektik.
– Technisches Equipment prüfen bzw. organisieren
Sollte für das Event technisches Equipment vonnöten sein, sollte dieses entweder bereits vorhanden sein oder organisiert werden. Es gibt zahlreiche Verleihstationen für Boxen, PA-Anlagen oder Beleuchtung. Je nachdem, wie umfangreich die technische Ausstattung ist, sollte auch hierfür ein Team abgestellt werden, das sich um den reibungslosen Ablauf am Veranstaltungstag kümmert. Wenn externe Dienstleister eingebunden sind, stimme dich mit ihnen ab, damit jeder weiß, wann er vor Ort sein muss und welche Anforderungen gelten.